Le déménagement d’un bureau peut être une épreuve coûteuse et mouvementée. Une entreprise ne peut pas se permettre de fermer ses portes pendant la durée de son déménagement, ce qui signifie qu’elle doit déménager tout en poursuivant ses activités. Cela ouvre la voie à de nombreuses erreurs et à des problèmes de responsabilité qui peuvent avoir un impact sur l’entreprise à court et à long terme. Avant de déménager votre entreprise – qu’elle soit grande ou petite – tenez compte de ces erreurs courantes que les entreprises commettent lorsqu’elles déménagent.
Choisir l’offre la plus basse
La plupart des entreprises sont suffisamment avisées pour demander des offres à de nombreux déménageurs de bureaux. Cela permet d’obtenir un large éventail d’offres et donne aux entreprises la possibilité de choisir la société de déménagement qui leur convient. Les problèmes surviennent lorsqu’une entreprise choisit sa société de déménagement en se basant uniquement sur le prix. En choisissant des déménageurs à bas prix, vous prenez le risque d’engager des déménageurs de bureau non professionnels qui n’ont pas vos meilleurs intérêts à l’esprit, ce qui inclut le déplacement en toute sécurité des équipements et le transfert sécurisé des données sensibles. En outre, certaines entreprises proposent une offre initiale plus basse, mais ajoutent des frais supplémentaires une fois le déménagement terminé.
Ignorer les risques
De nombreuses entreprises évaluent les risques de base lors d’un déménagement, mais elles n’estiment souvent pas le large éventail de risques qui accompagnent la relocalisation d’une entreprise et l’embauche d’un déménageur de bureaux. Les entreprises prennent en compte les risques évidents – meubles endommagés et appareils électroniques cassés – mais elles ne tiennent pas compte des risques beaucoup plus importants. Les risques les plus graves comprennent la rupture de la chaîne de possession sécurisée, la non-protection des informations confidentielles et des dossiers sensibles pendant le déménagement, les temps d’arrêt imprévus dus à des déménageurs lents et négligents qui réduisent la productivité, les pertes inattendues dues à des déménageurs mal assurés et l’insuffisance des finances en place pour faire face à ces risques potentiels.
Si certains déménageurs de bureaux vérifient les antécédents de leurs employés, d’autres ne le font pas, ce qui peut constituer un risque sérieux pour les entreprises qui doivent être vigilantes pour protéger les informations privées des voleurs d’identité se faisant passer pour des déménageurs. Les entreprises doivent également s’assurer que l’entreprise de déménagement qu’elles engagent ne fait pas appel à des travailleurs temporaires et que leurs déménageurs sont qualifiés et expérimentés en matière de déménagement de bureaux et de procédures sécurisées de chaîne de possession qui accompagnent tout déménagement. Les cabinets médicaux et les médecins doivent prendre des mesures supplémentaires pour s’assurer que le déménageur de bureau qu’ils engagent est conforme à la réglementation HIPAA et que la confidentialité des patients est protégée à tout prix.
Ignorer les questions juridiques
Le déménagement d’un bureau crée de nombreuses questions juridiques que les entreprises ont tendance à oublier ou à minimiser. Les contrats de location de l’ancien et du nouvel espace doivent être pris en compte. La plupart de ces contrats sont soumis à des réglementations strictes et les propriétaires d’entreprise peuvent se mettre en situation d’échec s’ils ne les examinent pas. Il est recommandé aux propriétaires d’entreprises d’engager des avocats pour examiner les nouveaux et les anciens contrats afin de s’assurer non seulement que le nouveau bureau est solide, mais aussi que l’ancien bureau ne causera pas de problèmes juridiques par la suite.
Des problèmes juridiques peuvent également résulter d’une violation des données lors d’un déménagement qui expose les informations privées des clients, des employés et de l’entreprise elle-même. Outre la mauvaise publicité qui résulte de toute violation de données à grande échelle donnant aux voleurs d’identité un accès instantané à la date de naissance, aux données médicales, aux adresses électroniques et à d’autres informations personnelles, les problèmes juridiques peuvent être les plus dommageables de tous. Une fois que les entreprises ont fini de payer les amendes imposées par le gouvernement et de dédommager les clients et les employés dans le cadre de procès privés, elles peuvent se retrouver en faillite. L’embauche d’un déménageur de bureau professionnel et d’une société de gestion des dossiers est la seule façon de s’assurer qu’un tel désastre ne se produise pas.
Négliger des détails importants
Le mieux est de faire vos devoirs et de passer en revue les entreprises de déménagement avant d’emballer le premier carton. Ne supposez pas que tous les déménageurs sont les mêmes. Ils ne le sont pas. Certains ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour non seulement faire le gros du travail, mais aussi pour protéger chaque élément d’information sensible grâce à des procédures sécurisées de chaîne de possession. Beaucoup ne le font pas. Certains déménageurs de bureaux n’engagent que des employés qui ont passé une vérification rigoureuse de leurs antécédents et qui ont reçu une formation spéciale sur le transfert sécurisé de tous les documents, dossiers et enregistrements pendant un déménagement. Beaucoup se contentent d’engager de la main-d’œuvre temporaire non qualifiée et non contrôlée lorsqu’un travail est trop important pour le personnel habituel de l’entreprise.
Ce ne sont là que quelques-unes des erreurs et des pièges que les entreprises peuvent commettre si elles ne font pas appel à un déménageur de bureaux professionnel qui protège leur entreprise avant et pendant le déménagement, afin qu’elles n’aient pas de problèmes par la suite et puissent reprendre rapidement leurs activités.