Lorsque votre entreprise est à la recherche d’un déménageur de bureaux pour votre prochain déménagement, il est essentiel que vous fassiez vos devoirs pour éviter d’engager un déménageur qui n’a pas l’expérience et l’expertise nécessaires pour déplacer vos dossiers sensibles tout en préservant une chaîne de possession sécurisée. N’oubliez pas que le choix d’un déménageur fondé principalement sur le prix peut entraîner des coûts élevés à long terme si l’on tient compte des pénalités associées au vol ou à la falsification des dossiers privés de votre entreprise.
Choisir un déménageur de bonne réputation
En prenant le temps de trouver le déménageur de bureaux et la société de gestion de dossiers les plus réputés, vous aurez fait un grand pas vers la protection de votre entreprise contre le vol d’identité et d’autres risques qui peuvent causer de sérieux dommages à vos finances et à votre réputation. Les dossiers de chaque entreprise contiennent des informations vitales – dont certaines sont confidentielles – qui ne peuvent être transférées en toute sécurité qu’en utilisant un processus de chaîne de possession sûr et méthodique tout au long du déménagement.
Lorsque vous recevez des devis d’entreprises de déménagement, il est de votre responsabilité de faire preuve de diligence raisonnable pour vous assurer que vous engagez un déménageur de bureau de bonne réputation. Voici quelques-unes des choses les plus importantes à faire et à prendre en compte :
- Faites des recherches sur le déménageur en vérifiant que l’entreprise est enregistrée auprès du ministère des Transports, et en examinant les commentaires en ligne des clients précédents.
- Vérifiez si l’entreprise dispose d’une expertise en matière de gestion des dossiers et de l’information. Un déménageur ordinaire vous dira qu’il peut emballer et déplacer vos documents, mais cela ne suffira pas dans le monde de plus en plus complexe de la conformité et des questions juridiques entourant la bonne manipulation des documents. Une entreprise professionnelle de gestion des droits d’auteur sera un conseiller de confiance non seulement pour déplacer vos documents en toute sécurité, mais aussi pour vous donner des conseils afin de conserver vos documents en sécurité et en conformité longtemps après votre déménagement. Les déménageurs professionnels se tiennent au courant des dernières pratiques exemplaires en matière de gestion des documents et de l’information, afin que vous puissiez être sûrs que toutes les informations essentielles de votre entreprise sont protégées.
- Assurez-vous que l’entreprise offre une variété de services de déménagement adaptés à votre entreprise. Le recours à une entreprise qui propose le déménagement de bureaux et de dossiers en une seule opération est non seulement rentable, mais réduit également votre responsabilité en cas d’embauche de plusieurs déménageurs.
- Vérifiez comment le déménageur de bureaux transporte vos dossiers confidentiels. L’entreprise utilise-t-elle des boîtes en carton ou des caisses en plastique ? Si oui, c’est un signal d’alarme. La meilleure entreprise de déménagement transportera vos documents à l’aide de nacelles réutilisables qui sont emballées, scellées et estampillées afin de préserver la chaîne de possession et de rendre le processus aussi efficace que possible. Vous réduirez le temps d’emballage et de déballage pour pouvoir reprendre vos activités rapidement avec un minimum de temps d’arrêt.
- Renseignez-vous sur les vérifications des antécédents des employés de l’entreprise, sur les exigences relatives aux employés et sur la manière dont elle vérifie chaque déménagement pour s’assurer que les employés respectent les règlements, les lois et les politiques de l’entreprise.
Chaîne de conservation sécurisée
Vos dossiers sont exposés à un risque élevé de vol, d’altération et même de perte pendant un déménagement. Puisque les dossiers sont retirés de leurs armoires verrouillées et sécurisées, ils peuvent être exposés à de nombreuses personnes et à des événements imprévus en cours de route. Ces documents appartiennent à votre entreprise, et non au déménageur. Vous êtes donc responsable de leur protection et ne devriez donc faire appel qu’à une entreprise de déménagement de bureaux qui utilise un processus de chaîne de possession sécurisé.
Lorsque vous faites appel à un déménageur professionnel de bureaux qui possède également une expertise en matière d’entreposage et de gestion des dossiers, recherchez des indices montrant que l’entreprise utilise des pratiques saines pour sécuriser la chaîne de possession en recourant à des méthodes comme les suivantes :
- L’utilisation de conteneurs verrouillés
- Sceller les conteneurs dans du plastique
- Utiliser des sceaux de sécurité sur les couvertures en plastique
- Limiter l’autorisation et la signature entre les mouvements à une ou deux personnes.
- Offrir des conseils pour s’assurer que votre entreprise est conforme aux réglementations et aux autres lois fédérales entourant le déménagement de documents.
Les déménageurs dignes de confiance sauront comment protéger vos dossiers et non seulement suivre ces procédures eux-mêmes, mais aussi s’assurer que vous et votre personnel les suivez également tout au long du processus de déménagement. Si les locaux de votre nouveau bureau sont inadéquats pour l’entreposage, envisagez d’engager un déménageur de bureau qui est également une entreprise de gestion de dossiers. Ces entreprises peuvent stocker vos fichiers dans un lieu sûr, hors site, afin de réduire non seulement vos frais de déménagement, mais aussi vos frais généraux et les risques de responsabilité dans vos nouveaux locaux.